در حال بار گذاری
امروز: دوشنبه ۲۸ آبان ۱۳۹۷

فناوری > بهبود مديريت ايميل و صرفه جويي در وقت و زمان

مصطفي افخمي گروه فناوري:به کمک روش‌هاي ذکرشده در اين مقاله با صرفه‌جويي در وقت و انرژي، ايميل‌هاي خود را بهتر مديريت کنيد.

    گروه فناوري:به کمک روش‌هاي ذکرشده در اين مقاله با صرفه‌جويي در وقت و انرژي، ايميل‌هاي خود را بهتر مديريت کنيد.
    شايد کمي عجيب به نظر برسد؛ اما افراد در محيط کار به‌طور ميانگين 28 درصد از وقت خود را صرف خواندن ايميل‌ و پاسخگويي به آن‌ مي‌کنند؛ ايميل‌هايي که معمولا با ايجاد وقفه در کار، بازدهي کارکنان پرمشغله را کاهش مي‌دهند.
    بنابراين اگر بتوانيد ايميل‌هاي خود را بهتر مديريت کنيد، مي‌توانيد از هدر رفتن وقت و انرژي خود جلوگيري کنيد.
    از ميان بخش‌هاي مختلف يک سازمان  گروه‌هاي کاري بازاريابي و فروش و همچنين خدمات مشترکين، روزانه ايميل‌هاي زيادي دريافت مي‌کنند. از سويي ديگر، ارسال ايميل به مشتريان با حفظ آرامش و خونسردي و پاسخگويي به شکايات آن‌ها مي‌تواند وقت و انرژي زيادي از کارکنان بگيرد. با اين حال، روش‌هاي زيادي وجود دارد که به کمک آن‌ها مي‌توان وقت کمتري براي سر و کله زدن با ايميل صرف کرد و بازدهي کارکنان را در محيط کار افزايش داد. البته قرار نيست به روش‌هايي مانند خالي کردن هميشگي صندوق ورودي متوسل شويم؛ چرا که روش‌هاي بسيار کارآمدتري براي مديريت ايميل‌ها در دسترس است. در ادامه به توضيح چند ترفند و روش کاربردي براي کاهش هر چه بيشتر دردسر مديريت ايميل‌ها و افزايش بازدهي در محيط کار مي‌پردازيم.
    *اتوماسيون
    اتوماسيون مي‌تواند در ايجاد نظم کارهاي غير ضروري مؤثر باشد و از هدر دادن وقتتان جلوگيري کند. مي‌توانيد با اضافه کردن ابزارهايي به صندوق ورودي خود، کارهايي جزئي را با دردسر کمتري انجام دهيد.
    بومرنگ يکي از اين ابزارهاي اتوماسيون است. اين افزونه، يک ابزار مديريت وظيفه براي صندوق ورودي است و به شما اين امکان را مي‌دهد که ايميل‌هاي خود را براي ارسال در يک ساعت خاص، زمان‌بندي کنيد.
    براي کاهش ترافيک ورودي ايميل خود مي‌توانيد از ابزارهاي لغو اشتراک خودکار استفاده کنيد. به کمک اين ابزار ديگر نيازي نيست که در هر ايميل به دنبال گزينه لغو اشتراک بگرديد و مي‌توانيد تنها با اضافه کردن ابزارهاي UnListr براي Outlook و Unsubscribe Button براي کروم اشتراک‌هاي ايميلي خود را لغو کنيد.
    ابزار اتوماسيون ديگري که مي‌تواند براي مديريت ايميل‌ها به شما کمک کند  ميکس‌مکس (MixMax) است. اين ابزار امکاناتي از قبيل زمان‌بندي فوري، رهگيري و نظرسنجي را به حساب کاربري ايميل شما اضافه مي‌کند. همانند بومرنگ، ميکس‌مکس اين امکان را به شما مي‌دهد که ايميل‌هاي خود را براي ارسال در آينده زمان‌بندي کند. علاوه بر اين مي‌توانيد با ادغام اين ابزار با پلتفرم سيلزفورس (Salesforce) بخش مديريت ارتباط با مشتري کسب‌وکار خود را ارتقاء دهيد.
    *ريتم‌سازي
    براي بررسي ايميل‌هاي خود يک رويه تنظيم و آن را با قدرت اجرا کنيد. کارشناس‌ها بر اين باور هستند که نبايد روز کاري را با بررسي ايميل‌ها شروع کرد. آن‌ها معتقدند غرق شدن در ايميل‌ها در ابتداي ورود به محل کار، باعث کاهش تمرکز مي‌شود و ذهن شما را به وظايف بي‌اهميت معطوف مي‌کند.
    نشريه هاروارد بيزينس ريويو هم بر اين نکته صحه مي‌گذارد. در يکي از نسخه‌هاي اين مجله معتبر آمده است:
    بررسي ايميل‌ به‌عنوان اولين وظيفه در شروع روز کاري، فرصت استفاده از ذهن در بالاترين ظرفيت ممکن آن را به هدر مي‌دهد. بنابراين بهتر است پس از رسيدن به محل کار، 30 دقيقه يا حتي يک ساعت صبر کنيد و سپس سراغ ايميل‌هاي خود برويد.
    هنگام بررسي ايميل‌ها مي‌توانيد براي مديريت نامه‌هاي دريافتي و ارسالي خود در طول روز برنامه‌اي تنظيم کنيد.
    يک راه براي انجام اين کار، غير فعال کردن اعلان‌هاي ايميل و بررسي تمامي مکاتبات به‌صورت يکجا است. در واقع وقتي اجازه دهيد نامه‌هاي شما تجميع شوند و به بررسي يک‌باره آن‌ها بپردازيد  اولويت‌بندي و رسيدگي به آن‌ها برايتان بسيار ساده‌تر خواهد شد.
    *سازمان‌دهي به کمک يکپارچه‌سازي
    مانند اتوماسيون، يکپارچه‌سازي هم مي‌تواند فرآيند پردازش ايميل‌ها را براي شما ساده کند. با ادغام اپليکيشن‌هايي از قبيل ToutApp و Sidekick با ايميل‌هاي گروه‌هاي کاري فروش و خدمات مشترکين  مي‌توان برخي شاخص‌هاي کليدي را ارتقاء داد، کمپين‌هاي تبليغاتي بهتري اجرا کرد و در نهايت به اهداف پيش‌بيني شده دست يافت. در واقع، يکپارچه‌سازي، روشي بي‌نظير براي افزودن شفافيت به ايميل است.
     اپليکيشن ToutApp پا را حتي فراتر از اين مي‌گذارد و به شما اين امکان را مي‌دهد که وظايف خود را به‌صورت يکجا به‌روزرساني و تمامي وظايف مرتبط با کمپين‌هاي خود را مشاهده کنيد. بهتر است ايميل‌هايي را که به وقت و توجه بيشتر نياز دارند از بقيه جدا کنيد و دقيق‌تر به بررسي آن‌ها بپردازيد.
    *ارتقاء سبک ارتباطي
    اکنون که توانستيد تمامي توصيه‌هاي بالا را اجرا کنيد، چگونه مي‌توانيد مطمئن شويد که ايميل‌هاي شما خوانده مي‌شوند؟
    پيش از هر چيز بهتر است ايميل‌هاي خود را خلاصه و مختصر بنويسيد و تنها به ذکر اطلاعات مهم بسنده کنيد. سعي کنيد به ايميل‌ها به‌صورت جمع‌وجور و ساده پاسخ بدهيد. وقتي که مي‌خواهيد يک ايميل را فوروارد کنيد يا به آن پاسخ بدهيد، سعي کنيد در سه خط يا کمتر منظور خود را برسانيد. بهتر است از جملات کوتاه استفاده کنيد و از غلط‌هاي املايي يا نگارشي فاصله بگيريد تا اعتبار شما خدشه‌دار نشود.
    در نهايت توصيه مي‌شود که از قانون يک کليک استفاده کنيد. اين قانون مي‌گويد مي‌توان باز کردن يک ايميل، پاسخ دادن به آن، پاک کردن، فوروارد کردن يا حتي فرستادن آن به آرشيو را تنها با يک کليک انجام داد. فراموش نکنيد زماني که در حال نگارش ايميل هستيد، به‌طور شفاف بيان کنيد که چه انتظاري از گيرنده آن داريد.

نظر خود را بنویسید ...

نظر سنجی